Пятница, 15 Октября 2021

ПРАВИЛА ЭТИКЕТА ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ

User Rating:  / 0
PoorBest 

Козарезова Наталья Даниловна

заведующая кафедрой

«Методика преподавания естественных и гуманитарных дисциплин»

ФАО «НЦПК «Өрлеу» ИПК ПР по СКО,

 

Согласно Указу Президента Республики Казахстан о введении чрезвычайного положения в целях обеспечения безопасности населения Республики Казахстан в соответствии с подпунктом 16 статьи 44 Конституции Республики Казахстан и статьями 4, 5, 6 Закона Республики Казахстан «О чрезвычайном положении», с введением на всей территории Республики Казахстан чрезвычайного положения, многие организации образования перешли на дистанционную форму работы.

В этой связи изменились и формы делового общения, большая часть которого перешла в сеть интернет, в том числе и электронная переписка.

Электронные письма или email появились в нашей жизни с 1980-х годов, и их число продолжает расти. Написание электронных писем - это искусство, например, когда вы пишете деловые электронные письма, вы не должны использовать разговорный язык, а должны использовать деловой язык общения. Хорошо написанное электронное письмо может многое рассказать об отправителе, поэтому стоит знать и соблюдать некоторые принципы этикета электронной почты.

Большинство правил написания электронных писем основаны на фундаменте классического делового письма. Однако в электронных письмах есть некоторые особенности. Итак, на что следует обратить внимание при составлении и отправке email?

К сведению: важные плюсы и минусы этикета электронной почты:

ü У вас есть четкая тема, которая относится к вашему сообщению.

ü Не забудьте написать в письме свою подпись.

ü Используйте профессиональное приветствие.

ü Перечитайте текст несколько раз (как говорят «вычитайте» текст), потом отправьте.

ü Умеренно используйте восклицательные знаки.

ü Кратко представьтесь..

ü Отвечайте своевременно.

ü Будьте кратки.

ü Избегайте использования ярлыков для реальных слов, смайликов, жаргона или сленга.

ü Не отправляйте слишком много вложений.

ü Пользуйтесь облачным хранилищем для «тяжелых» файлов.

 

Информация, отправляемая по электронной почте, зависит от цели сообщения и ваших отношений с получателем. Если вы хотите, чтобы вас воспринимали всерьез, и вы производили хорошее впечатление на каждого, кто получает вашу электронную почту, вы должны соблюдать общие правила этикета электронных писем.

Важны две области: с одной стороны, дизайн контента и текста, а с другой - формально-технические аспекты, которые важны для отправки электронной почты. Первый пункт обычно относится к каждому деловому письму - электронному или почтовому. Вторая категория правил связана с носителем и его функциями, и, следовательно, относится только к электронным письмам.

Чтобы ваше электронное письмо было положительно воспринято получателем, вы должны учитывать следующие моменты при написании:

 

Длина текста

Будьте максимально информативны, но в то же время сохраняйте важный смысл информации в письме. Большинство людей получают бесчисленные электронные письма каждый день, и просмотр электронной почты является одним из хронофагов.

 

К сведению: хронофаги ‒ это пожиратели времени, термин из тайм-менеджмента. Олицетворяет всё, отвлекающее от дела. Дословно переводится как «поглотитель времени». Хронофаги мешают нам правильно организовывать дела, успевать все задуманное вовремя и достигать поставленных целей.

 

Рабочий день тех, кто работает с электронной почтой, был бы намного проще, если бы все электронные письма соответствовали правилам деловой переписки, предоставляя необходимую информацию. Тем не менее, убедитесь, что ваши электронные письма не выглядят грубыми из-за того, что они слишком короткие или недостаточно точные из-за отсутствия информации.

 

Учтивость

Каждое письмо должно начинаться с адресации получателю. Это по-прежнему применимо даже к цифровой связи, хотя при использовании служб обмена мгновенными сообщениями (например, WhatsApp или Facebook Messenger), SMS или чатов многие пользователи привыкли к другим стандартам письменного языка. Используя эти услуги, люди общаются неформально, так же, как если бы они были лицом к лицу. Электронные письма, однако, следуют другой форме этикета, и поэтому должны быть адресованы и составлены по правилам.

Важно обращать внимание на служебную иерархию и степень конфиденциальности. Оптимальный выбор – начинать и заканчивать электронное письмо фразами «Уважемый(я)…» и «С наилучшими пожеланиями». Не пытайтесь показаться слишком дружелюбным, если вы плохо знаете получателя, это может выглядеть непрофессионально.

 

Грамматика и орфография

Недостаток концентрации внимания может привести к опечаткам, неправильным конструкциям предложений и неправильной грамматике. Вы всегда должны тщательно проверять написанный текст, прежде чем отправлять его, чтобы выразить уважение получателю. Сообщения электронной почты, полные ошибок, заставляют думать, что отправителю все равно, так почему получателю следует заботиться о том, что вы написали? Многие почтовые приложения теперь имеют встроенную проверку орфографии, но полагаться на нее не следует.

Важно: даже при общении через электронную почту пунктуация сохраняет свое значение. Использование нескольких восклицательных знаков рядом друг с другом не принесет никакой пользы. Одного восклицательного знака достаточно, чтобы выразить срочность, а все остальные нагроможденные восклицательные знаки кажутся настойчивыми или недружественными.

 

Форматирование

Каждый текст электронного письма требует разумного форматирования, чтобы получатель мог его понять. Это начинается с использования абзацев, с помощью которых вы структурируете контент и создаете соединения.

То же самое относится к жирным и выделенным курсивом словам. Выделенные слова выделяются и показывают читателю, где находятся наиболее важные отрывки. Но это работает, только если они используются экономно.

При написании электронных писем авторы должны убедиться, что шрифт, цвет и размер разборчивы. Цель форматирования текста - облегчить его чтение получателем.

 

Сокращения

Сокращения в электронных письмах следует использовать с осторожностью. Некоторые сокращения настолько специфичны, что получатель может даже не знать их.

 

Тональность

При обмене электронной почтой невозможно передать ваш тон голоса. Получатель не может распознать, саркастичен ли ты или шутишь, поэтому смайлики и смайлики могут помочь в чатах, но они явно не используются в деловой электронной почте. Поэтому хорошей идеей является избегать сарказма и юмора и вместо этого использовать фактический деловой и дружелюбный тон. Избегайте использовать в тексте слова, написанные прописными буквами (например, ВЕСЬМА СРОЧНО ПРЕДОСТАВИТЬ ИНФОРМАЦИЮ), даже если письмо содержит очень важную информацию – это расценивается как повышенный тон в привычном общении.

 

Тема или «Subjekt»

В строке темы укажите тему письма. Вместо того чтобы писать «весьма важно», или «весьма срочно» - проясните, о чем идет речь. Например, «Нормативные документы». Отправление письма «Без темы» считается дурным тоном.

 

Приоритет

Некоторые почтовые программы имеют функцию маркировки «Важное». Проблема в том, что каждый отправитель воспринимает свою электронную почту как важную, иначе он бы ее не написал. Это означает, что система маркировки не всегда точна, и получатель все же должен решить для себя, какие электронные письма стоит читать, а какие нет.

Кроме того, не все почтовые приложения имеют эту систему приоритетов (то же самое касается функции о прочтении), поэтому важные электронные письма не всегда помечаются как таковые. По этой причине вам следует избегать использования этой функции, поскольку получатели могут раздражаться, когда им говорят, что их ждут важные электронные письма, но на самом деле это не так.

 

Адресное поле

Электронные письма имеют три разных поля адреса, которые появляются в заголовке письма: «кому», «тема», «копия», «скрытая», «от кого».

«Кому». Это адрес электронной почты получателя. Даже если вы пишете нескольким адресатам, вам не нужно вводить ни один из этих адресов электронной почты в поле «копия». Все, к кому вы обращаетесь в начале письма, должны быть помещены в поле «Кому».

«Копия»: означает копию электронного письма. Все перечисленные здесь адресаты должны знать об электронном письме и его содержимом, но оно не адресовано им напрямую. Это также означает, что отправитель не ожидает от них ответа.

«Скрытая копия»: указывает на то, что получатели скрыты. Другие адресаты, чьи адреса указаны в поле «Кому» не знают о скрытом получателе копии электронного письма. От них также не ожидается ответа. «Скрытая копия» часто используется в целях защиты данных: если происходит массовая рассылка электронных писем, то адреса получателя скрыты друг от друга.

Ответы

Этикет электронной почты распространяется и на ответы на электронные письма. Большинство программ и веб-сервисов отображают две кнопки: «Ответить» и «Ответить всем». В строке темы будет автоматически вставлено «Re:», чтобы указать, что это ответ (или ответ). Также, программы вставляют в текст оригинальное содержание письма в форме цитаты. Адрес электронной почты получателя появится в поле адреса, и вы сможете выбрать, отвечать ли вам только на один адрес или на другие адреса, которые получили исходную электронную почту. Что именно вы должны учитывать при ответе на электронную почту?

«Ответить всем». Всегда спрашивайте себя, прежде чем нажимать кнопку «Ответить всем»: все ли эти получатели сочтут ваш ответ интересным? Вы можете спасти многих людей от ненужной работы, если отправите свой ответ только тому, кому ваш ответ действительно нужен.

«Re». Показывает получателю, что это электронное письмо имеет отношение к его оригинальному сообщению. Если получатель ответит снова, он изменится на «Re: Re» и так далее. Вы можете удалить это из строки темы, если этого становится слишком много.

«Цитирование». Относится к тексту, цитируемому из оригинальных писем. При длительной переписке на одну тему легко запутаться в цитатах текста, Часть цитируемого текста можно удалить. При цитировании текста электронного письма следует указывать важную информацию, поэтому убедитесь, что вы ее не удаляете.

Идеального времени для ответа никто не знает. Электронные письма иногда отправляются так быстро, что кажется, что обе стороны при важной переписке испытывают нехватку времени. Если отправителю нужен ответ сразу, возможно, лучше позвонить ему.

 

Автоответчик

Распространенной функцией почтовых сервисов является автоответчик, который представляет собой автоматический ответ на все входящие сообщения. Вы должны написать текст заранее, который затем будет автоматически отправлен всем, кто пишет вам.

Эта функция особенно полезна, если вы не в состоянии ответить на электронное письмо. Это позволяет вам информировать других о продолжительности вашего отсутствия, например, если вы находитесь в отпуске. Не забудьте отключить автоматическое сообщение по возвращении.

 

Подпись

Это базовый этикет электронной почты, и по этой причине создание подписи очень важно. Подпись должна предоставлять получателю следующую информацию об отправителе:

 

ü Полное имя.

ü Должность.

ü Адрес.

ü Номер телефона.

Эта информация особенно важна, если вы впервые связываетесь с человеком. Это означает, что получатель также может быстро связаться с вами по телефону или по почте.

Кроме того, в подписи можно поместить информацию о других возможностях связаться с отправителем: веб-сайт организации образования, страницу в социальной сети. Важно: подпись деловой электронной почты не место для ваших жизненных девизов или любимой цитаты.

 

Прикрепление файлов

Часто к электронному письму прилагаются документы, которые отправляются вместе с письмами. Вы можете расширить свои электронные письма, добавив файлы в поле вложения. Для отправки вложений также существует этикет:

ü Учитывайте размер файла. Если почтовый ящик электронной почты позволяет загружать большие файлы, это не означает, что почтовый ящик получателя может получать такие большие файлы. Поэтому не следует отправлять файлы размером более 5 МБ по электронной почте (или только после консультации с получателем). Загружайте файлы большого размера в облачное хранилище, а в электронном письме поместите ссылку на файл.

ü Обратите внимание на формат файла вложения: если вы работаете с определенным форматом файлов каждый день, не ожидайте, что получатель будет использовать этот же формат файла. Возможно, ему придётся испытать трудности, чтобы открыть файл. Что касается текстовых файлов, то традиционно отправляют PDF или Word-файлы. Преимущество первого заключается в возможности чтения независимо от платформы и, как правило, не позволяет редактировать документ. Документы Word, с другой стороны, зависят от версии используемого программного обеспечения и установленных шрифтов, поэтому получатель будет часто видеть файл не так, как вы предполагали.

 

Вопросы, которые помогут избежать ошибок

ü Вы прочли электронное письмо перед отправкой?

ü Правильно ли введены адреса электронной почты в поле получателя?

ü Отправляете ли вы электронное письмо с правильной учетной записи?

ü Правильно ли вы обращаетесь к получателям?

ü Вы проверяли орфографию, пунктуацию и грамматику?

ü Вы не забыли прикрепить файлы?

 

Как быть, если вы допустили ошибку?

Вы можете либо быстро отправить электронное письмо с извинениями за ошибку, либо позвонить.

 

Lifehack для предотвращения ошибок: иногда кнопку «отправить» можно случайно нажать, когда электронное письмо еще не было готово. Вы можете это предотвратить, введя адрес электронной почты получателя в самую последнюю очередь.

 

 

К сведению: ставшее в последнее время модным иностранное слово «лайфхак», означает не что иное, как небольшую хитрость или способ улучшить какую-либо жизненную ситуацию, отойдя от привычных шаблонов. Этим термином обобщенно обозначаются различные методы, позволяющие упростить повседневную жизнь.

 

Электронная почта или телефонный звонок?

 

Многие люди склоняются к электронной почте, хотя иногда достаточно было бы и телефонного звонка. Это особенно актуально, когда нужно обсудить плюсы и минусы, поскольку отправка электронной почты туда и обратно может стоить ненужного времени. Более целесообразно быстро что-то уточнить во время пятиминутного телефонного звонка, а не начинать разговор по электронной почте, который может продолжаться в течение нескольких дней.

 

Вы должны воздерживаться от отправки электронного письма, если разговор может перерасти в спор. Написание электронного письма, когда вы злитесь или расстроены, не лучшая идея. В подобных случаях устная коммуникация - это лучшая стратегия, позволяющая убедиться, что человек, с которым вы разговариваете, не поймет вас неправильно, что вызовет накал ситуации

 

Отправляя электронное письмо, вы должны помнить, что его содержимое может быть сохранено в течение длительного времени. Вы не имеете никакого влияния на то, что получатель делает с электронной почтой, где он сохраняется и кому он пересылается.

Поэтому вы должны тщательно продумать, включать ли конфиденциальные данные в электронное письмо или нет. Даже если вы считаете, что доверяете отправителю, электронная почта по-прежнему представляет собой угрозу безопасности.

 

Как же выглядит идеальное электронное письмо?

Идеальное деловое электронное письмо написано информативно и вежливо. Идеальное электронное письмо требует времени и внимания. Ваши усилия окупятся, поскольку письмо, стиль которого выдержан согласно деловому этикету, гораздо лучше, чем написанное быстро и содержит ошибки.

 

 

 

 
Яндекс.Метрика